Functie

Wij zijn op zoek naar een sterke administratieve duizendpoot!

Jouw functie

• Als Sales Support geef je dagelijkse ondersteuning aan onze sales afdeling in commerciële regio West.
• Je bent tewerkgesteld in ons kantoor in Gent en werkt vanuit die locatie voor de collega’s naast je maar ook onze sales collega’s uit de vestiging in Roeselare.
• In de eerste plaats beheer je de sales-inbox en zorg je voor een correcte taakverdeling vanuit de mailbox.
• Daarnaast sta je in voor de inkomende calls en ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant. Je luistert aandachtig naar de vraag, analyseert en bekijkt of je de klant zelf kan verder helpen. Indien niet, zorg je ervoor dat de klant bij de juiste contactpersoon terecht komt zodat deze snel kan worden geholpen.
• Je ontzorgt de sales afdeling in het opvolgen van en de communicatie naar de klant betreffende back-orders. Deze backorders volg je tevens op bij de leverancier om de juiste info te komen. Deze opdracht doe je met de nodige assertiviteit, nauwgezetheid en pro-activiteit in functie van een optimale customer journey!
• Naast het back-order en facturatie proces zullen we je vragen om aan de slag te gaan met lijsten/data die afgetoetst dient te worden bij onze leverancier of klant.
• Met een stevige portie ownership neem je het proces van facturatie voor jouw rekening. Hiervoor sta je in contact met onze collega’s van het finance team in de hoofzetel in Hasselt.
• Als Sales Support borg je dat alle klantendata correct in de systemen staat en je maakt nieuwe klanten aan in de systemen.
• Je rapporteert aan onze Internal Sales Coach maar je bent ook haar rechterhand in allerlei administratieve taken en je ondersteunt in de organisatie van events voor de regio.

Jouw profiel

Jouw profiel

• Je bent een enthousiaste administratieve krak met een oprechte interesse in sales.
• We verwachten niet dat je technische kennis hebt van ons productengamma maar uiteraard is een oprechte interesse in de sector en ons aanbod een troef!
• Nauwkeurigheid en professionaliteit zijn eigenschappen waarin jij uitblinkt. Je staat ten dienste van de collega’s en klanten en dat draag je ook uit.
• Je bent communicatief en krijgt naast administratie ook energie uit het leggen van contacten zowel intern als extern.
• Excel heeft weinig geheimen voor je!
• Je beschikt over een commerciële ingesteldheid en benadert klanten ‘customer delight’
• Je hebt een sterke wil en een natuurlijke trigger om bij te leren.
• Administratie en correcte dataverwerking zijn helemaal jouw ding.
• Je beschikt minimum over een A2 diploma en een goede kennis Nederlands.

• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod

Ons aanbod

• Je werkt in een team dat voor jou klaarstaat om je op te vangen en te begeleiden bij je nieuwe start.
• We werken met passie en proberen klanten met authenticiteit verder te helpen.
• We gaan voor ons resultaat maar een grapje en de nodige portie fun op zijn tijd waarderen we enorm.
• Klanttevredenheid draag je hoog in het vaandel. Je komt binnen in een hechte familie, die jouw inbreng en creativiteit enorm waardeert!
• Wij investeren in jouw groei, omarmen een winnaarsmentaliteit en zorgen voor voldoende autonomie en uitdagend werk.
• Bij ons zijn onze werknemers centraal en stellen we alles in het werk om hen een fijne professionele ervaring te laten beleven. Onze waarden; durf, transparantie en eenheid maken we dagelijks waar.
• We bieden een aantrekkelijk salarispakket afgestemd op je ervaring en aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen, maaltijdcheques, ecocheques, bedrijfsbonus, groepsverzekering, mogelijkheden tot fietslease, 20 wettelijke verlofdagen, aangevuld met 12 ADV dagen, ... En dit alles in een sterke, stabiele groep!

Solliciteren

Customer Contact Oost-Vlaanderen
+32 (0)93 95 11 61
call.gent@itzu.eu