Functie

Het takenpakket van de Travel & Hospitality Officer bestaat uit 2 luiken (50/50 verdeling), die je uitvoert in parallel met een directe collega.

Luik 1 - Travel & Organisation

• De organisatie van taxi transfers, hotelovernachtingen en vluchten voor onze medewerkers, klanten & partners op een proactieve manier.
• De A-Z coördinatie van onze B2C cursussen (registratie participanten, interne planning, administratie intern sales programma en facturatie).

Luik 2 - Hospitality

• Het reilen en zeilen van de receptie.
• Het onthaal van onze (inter)nationale gasten en bezoekers en de administratieve opvolging daarvan.
• Het beheer en de programmatie van toegangsbadges voor onze klanten en bezoekers.
• Coördinatie en registratie van de leveringen en ophalingen.
• Klanten telefonisch te woord staan.
• Correcte opvolging van onze algemene mailbox.
• Beheer van het kantoormateriaal.
• Postbedeling.
• Ondersteuning van de collega’s van het operatiekwartier en de backoffice met administratieve en logistieke taken (opmaak brieven, naamkaartjes, enz.)
• Je doet dit allemaal aan onze imposante receptie aan de hoofdingang van onze faciliteit. Je bent dus het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en partners.

Jouw profiel

• Je bent klantvriendelijk, toont initiatief en pakt snel dingen op. Je bent communicatief vaardig en komt verzorgd voor de dag.
• Je ben een zelfstandige werker met een grote portie flexibiliteit.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels aangezien 90% van onze klanten en bezoekers uit het buitenland komt.
• Je werkt vlot met MS Office & multimedia en kan (leren) werken met Salesforce.
• Je behaalde een bachelor Office, Communicatie, Hotel, Toerisme of je hebt relevante werkervaring.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Kopieerwerk verrichten
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

• Impact die je voelt. Je kan zelf het verschil maken en draagt dagelijks bij aan de groei van het bedrijf.
• Je komt terecht in een snelgroeiende, internationaal georiënteerde onderneming met een toekomstvisie. Een unieke kans in een nichesector, samen met top experts uit de chirurgische wereld.
• We denken steeds na over hoe het beter kan. Innovatie is één van onze kernwaarden en we durven dit ook toepassen in onze dagdagelijkse werking.
• Je wordt begeleid en komt terecht in een gedreven en hecht team.
• Een voltijdse job (38u/week)
• Gepersonaliseerd salarispakket met cafetariaplan. Je kiest zelf mee jouw extralegale voordelen.

Solliciteren

Evy Lacoere
09 241 54 21
elacoere@brightplus.be