Functie

#ProudToBeIpsos

Ipsos is een toonaangevend wereldwijd onderzoeksbureau. Wij leveren verrassende en unieke inzichten in mensen en markten voor zowel lokale als grote, internationale klanten , waarbij we hen inspireren en helpen bij het nemen van beslissingen.

Wat ons motiveert? Dat is onze passie voor het begrijpen en analyseren van de menselijke drijfveren, want onderzoek is méér dan informatie alleen.

MAAK JIJ HET VERSCHIL ALS OFFICE MANAGER – HR ASSISTANT?

Als Office Manager ben jij het kloppend hart van ons kantoor en zorg je ervoor dat alles vlot loopt. Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Jij staat in voor het beheer van ons kantoor. Zo zorg je ervoor dat ons kantoor er steeds goed uit ziet en dat iedereen zich welkom voelt.
  • Je verwelkomt klanten en sollicitanten met een glimlach en bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen die ons belt of mailt.
  • Ook onze collega’s kunnen makkelijk hun weg naar jou vinden om verder geholpen te worden.
  • Bestellingen plaatsen en opvolgen, zoals koffie, office supplies, lunch e.d. is iets ook iets wat jij verzorgt.
• Na elk afgerond onderzoeksproject sturen wij een tevredenheidsenquête naar onze klanten om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Jij volgt wekelijks de afgeronde projecten op en verstuurt de nodige enquêtes naar onze klanten.
• Je bent een geboren event planner! Jij organiseert onze jaarlijkse New Year's Party, Summer Party en diverse afterworks, en zorgt ervoor dat elke bijeenkomst een onvergetelijk evenement wordt.
• Jij bent een ware Energy ambassador! Om ons welzijnsprogramma (Energy) telkens opnieuw een succes te laten zijn, organiseer je samen met het HR team de verschillende activiteiten, volg je het budget mee op en communiceer je over de initiatieven binnen de organisatie.
• Je helpt ook de andere collega’s van het HR team om alles in goede banen te leiden
  • Op vlak van rekrutering sta jij in voor het posten van vacatures, help je door searches op LinkedIn voor te bereiden en kandidaten te ontvangen en installeren voor cases.
  • Bovendien komt jouw administratief talent helemaal tot uiting om de rapportering van onze Learning & Development initiatieven correct te registreren in het kader van opleidingssubsidies en het Federal Learning Account.
  • Samen met de HR Officer zorg je voor een warm onthaal van nieuwe medewerkers.
  • Jij verleent daarnaast ook verdere algemene administratieve ondersteuning.
  • Voor Pasen en Sinterklaas voorzie jij een kleine attentie voor elke medewerker.
• Om de Finance collega’s te ondersteunen, help jij mee in het beheer van ons wagenpark. Dit houdt in dat je met de bedrijfswagens naar de autokeuring gaat en ervoor zorgt dat nieuwe of ingeleverde wagens opnieuw in een goede staat verkeren.
• Tot slot zorg jij mee voor onze employer branding en verzorg je onze social media.

Jouw profiel

• Jij bent een geboren organisator met een scherp oog voor detail en praktisch inzicht.
• Je neemt graag het initiatief en kunt uitstekend zelfstandig werken.
• Je bent een warm en toegankelijk persoon die energie haalt uit het werken op kantoor en het ondersteunen van anderen.
• Je hebt een bachelor- of masterdiploma in Office Management, Organisatie en Management, KMO Management, (Toegepaste) Psychologie of een HR-gerelateerde opleiding.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels en hebt geen problemen om telefoongesprekken in het Frans te voeren.
• Je bent vertrouwd met het MS Office-pakket en streeft naar efficiëntie in je werk.
• Je beschikt over een rijbewijs B en kunt rijden met handgeschakelde wagens.

• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

• Een competitief pakket met extralegale voordelen op basis van jouw ervaring en expertise, samen met 28 dagen vakantie en 2 betaalde volunteer days .
• We bieden je de mogelijkheid om een fiets aan een voordeliger tarief te leasen .
• Een omgeving waarbinnen jouw inspanningen en prestaties worden erkend en beloond.
• Je krijgt tal van kansen om op persoonlijk en professioneel vlak te groeien door middel van trainingen en carrièremogelijkheden.
• Je komt terecht in een gedreven groep collega’s die bekend staan om hun expertise, teamspirit, nieuwsgierigheid en hun passie voor het vak.
• We zijn een Sport Award winnend bedrijf. Wij zetten in op tal van sportieve activiteiten zoals fietsweekends, ski- en snowboardinitiaties, marathons, muurklimmen, padel, surfen, powerdance, etc.
• Elke keer weer kijken onze Ipsos collega’s uit naar onze afterworks, zomerfeest en nieuwjaarsdrink .
• Tot slot hechten we veel waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en trachten we een positieve bijdrage te leveren door tal van activiteiten te organiseren zoals een river clean-up, zero waste acties, bomen planten, etc.

Solliciteren

Tinneke Van Hecke
09 216 22 76
mailbox.hr@ipsos.com